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Nachweis-Vorlage: Maßnahmen nach Art. 4 dokumentieren

Rechtsstand · geprüft · Änderungen

Wie dokumentiere ich Maßnahmen zur KI-Kompetenz?

Art. 4 der KI-Verordnung schreibt weder eine Form noch eine Dokumentation vor; die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, die Maßnahmen gut zu dokumentieren, und die Kommission nennt ein internes Register der Schulungen als Möglichkeit. Diese Vorlage hält dafür fest, welche KI-Systeme im Einsatz sind, welche Maßnahme wann mit welchen Inhalten stattfand, wer in welcher Rolle teilgenommen hat und wer verantwortlich ist.1, 2

Art. 4 enthält keine Pflicht, Maßnahmen zu dokumentieren. Die Bundesnetzagentur empfiehlt es trotzdem: Getroffene Maßnahmen „sollten dokumentiert werden“. Die Kommission nennt ein internes Register der Schulungen als Möglichkeit. Wie viel Dokumentation die Aufsicht erwartet, regelt das Gesetz nicht.1, 2

Diese Vorlage ist aus der Dokumentation von Schulungsterminen im Jahr 2025 entstanden und um die Angaben ergänzt, die Art. 4 Abs. 1 als Maßstab nennt: technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, Kontext des Einsatzes und die Personen, bei denen KI eingesetzt wird.3

Was gehört in den Nachweis?

Organisation

  • Name der Organisation
  • Rolle nach der KI-Verordnung (Anbieter, Betreiber, beides): Art. 4 gilt für beide Rollen, die Rolle bestimmt, welche weiteren Pflichten dazukommen.
  • Verantwortliche Person: Wer die Maßnahmen plant und die Dokumentation pflegt.
  • Ablageort: Wo die Dokumentation liegt, damit sie im Fall einer Nachfrage auffindbar ist.
  • Vorlagen-Version: Damit später erkennbar ist, nach welchem Stand dokumentiert wurde.

Kontext

  • Eingesetzte KI-Systeme: Art. 4 verlangt, den Kontext des Einsatzes zu berücksichtigen; dazu gehört, welche Systeme laufen.
  • Einsatzzwecke: Wofür die Systeme genutzt werden, etwa Texte entwerfen, übersetzen, Bewerbungen sichten.
  • Betroffene Personengruppen: Art. 4 nennt ausdrücklich die Personen, bei denen KI eingesetzt wird, zum Beispiel Kunden, Bewerberinnen oder Patienten.

Maßnahme

  • Titel
  • Format (Präsenz, online, Selbstlernen): Das Gesetz lässt jedes Format zu; festgehalten wird, welches gewählt wurde.
  • Datum und Dauer
  • Durchführende Person oder Anbieter
  • Materialien: Unterlagen, Folien, schriftliche Regeln, die verteilt wurden.

Inhalte (ankreuzen, je mit Freitext)

  • Grundlagen der KI-Verordnung und Pflichten für den eigenen Betrieb
  • Wie KI-Systeme und Sprachmodelle funktionieren, und ihre Grenzen
  • Risiken bei der Eingabe: Datenschutz, Vertraulichkeit, Geschäftsgeheimnisse
  • Anwendung im eigenen Arbeitsalltag
  • Eigenes: Themen, die für Ihren Betrieb dazukommen

Teilnehmende (eine Zeile je Person)

  • Name
  • Rolle oder Abteilung
  • Zielgruppe (alle Beschäftigten, Fachanwender, Entscheider, Aufsicht über Hochrisiko-Systeme): Die Zielgruppe zeigt, warum die gewählte Tiefe passt.
  • Kenntnisstand vorher in drei Stufen (gering, mittel, hoch), gemessen an technischen Kenntnissen, Erfahrung, Aus- und Fortbildung: Das sind die Kriterien aus Art. 4 Abs. 1. Für die Vorlage reicht eine Selbsteinschätzung; einen Test verlangt Art. 4 nicht.
  • Unterschrift

Nachhalten

  • Wiederholungsturnus
  • Nächste Durchsicht (Datum)
  • Änderungen seit der letzten Maßnahme: neue Systeme, neue Aufgaben, neue Beschäftigte.

Unterschriften

  • Durchführende Person, Datum
  • Verantwortliche Person, Datum

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Dokumentation von Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 VO (EU) 2024/1689

Vorlage ki-schulungen.eu/schulung/nachweis/ · Version 1.0.0 · Stand 01.11.2026

Organisation
Rolle nach der KI-Verordnung
Kontext
Maßnahme
Format
Inhalte
Nachhalten
Teilnehmende

Zielgruppe: alle Beschäftigten · Fachanwender · Entscheider · Aufsicht über Hochrisiko-Systeme. Kenntnisstand vorher: gering · mittel · hoch, gemessen an technischen Kenntnissen, Erfahrung, Aus- und Fortbildung (Art. 4 Abs. 1); Selbsteinschätzung genügt.

NameRolle oder AbteilungZielgruppeKenntnisstand vorherUnterschrift
Unterschriften
Durchführende Person, Datum
Verantwortliche Person, Datum
Dokumentation von Maßnahmen nach Art. 4 VO (EU) 2024/1689 in der Fassung der VO (EU) 2026/1744; Form nicht vorgeschrieben. Vorlage: ki-schulungen.eu/schulung/nachweis/, Version 1.0.0, Stand 01.11.2026. Diese Seite klärt auf, sie berät nicht im Einzelfall.

Wie oft wiederholen?

Art. 4 nennt keinen Turnus. Sinnvoll ist eine neue Maßnahme, wenn ein neues KI-System eingeführt wird, sich die Aufgaben einer Person ändern oder jemand neu anfängt. Setzen Sie im Feld „Nächste Durchsicht“ ein Datum, an dem Sie prüfen, ob sich etwas davon geändert hat.

Was die Vorlage nicht ist

Sie ist kein Zertifikat und keine Bescheinigung über ein bestimmtes Kompetenzniveau; beides verlangt Art. 4 nicht, und ein bestimmtes Niveau muss seit dem 27.07.2026 ausdrücklich niemand garantieren. Sie begründet auch keine Vermutung, dass Art. 4 erfüllt ist. Das gilt nach Auskunft der Kommission selbst für die Praxisbeispiele, die sie sammelt. Die Vorlage hilft, festzuhalten, was Sie getan haben und warum.3, 4, 2

Häufige Fragen

Ist die ausgefüllte Vorlage ein Zertifikat?
Nein. Sie dokumentiert eine Maßnahme nach Art. 4; ein Zertifikat verlangt das Gesetz nicht, und keine Vorlage begründet eine Vermutung, dass Art. 4 erfüllt ist.
Wie oft sollte ich die Dokumentation aktualisieren?
Einen Turnus schreibt Art. 4 nicht vor. Aktualisieren Sie sie, wenn neue KI-Systeme hinzukommen, sich Aufgaben ändern oder neue Beschäftigte anfangen, und legen Sie im Feld „Nachhalten“ einen Termin für die nächste Durchsicht fest.

Quellen

  1. 1KI-Kompetenz (Art. 4 KI-Verordnung), Bundesnetzagentur · abgerufen 01.11.2026 · Quellenseite
  2. 2AI Literacy: Questions & Answers (Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz), Stand 20.10.2026, Europäische Kommission (EN) · abgerufen 01.11.2026 · Quellenseite
  3. 3Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L 2026/1744 vom 24.7.2026, deutsch, Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (EUR-Lex) · CELEX 32026R1744 · abgerufen 01.11.2026 · Quellenseite
  4. 4Living Repository to foster learning and exchange on AI literacy (Praxisbeispiele zu Art. 4), Europäische Kommission (EN) · abgerufen 01.11.2026 · Quellenseite